学籍及纸质公文数字化处理、目录检索触控一体设备、电子公文转换和档案信息发布系统软件招标公告
公告日期：201年9月23日
项目名称：学籍及纸质公文数字化处理、目录检索触控一体设备、电子公文转换和档案信息发布系统软件采购项目
招标编号：GZ2013—29（1－2）
招标单位：西北农林科技大学国有资产管理处
西北农林科技大学根据国家招投标法律法规和学校管理要求,拟以招标方式采购下列货物。
一、 招标采购项目内容及数量：
GZ2013－29（1）
（一） 名称：纸质公文数字化处理
（二）加工数量：202060页 （以实际加工数量为准）
（三）业务流程和技术要求：
包括案卷交接、纸质档案扫描、图像处理、数据校对、数据质检、数据挂接、纸质档案整理还原及入库。
1.制定批次计划:为了在数字化处理过程中对纸质档案进行有效管理及对数字化档案进行有效控制，对馆内需加工的纸质档案在数字化加工过程分批次进行，每位操作人员一次借出档案数量原则上不得超过两册（本），原则上不得跨年借用。
2.档案出库交接：根据档案数字化加工批次计划进行出库，对出库的档案进行完整性检查并对数量进行确认，配合库管员做好出库登记，保证档案在交接过程中的数量准确，内容一致。
3.纸质档案扫描前整理：对出库待加工档案进行扫描前排序，使之为能够进行扫描的形态，为扫描后的存储排序及编码做必要准备。
4.拆除装订：扫描对象是标准的A3或A4幅面的印制册，要使用零边距扫描仪进行扫描，不得私自拆除装订；确因每册页数过多或装订问题而导致无法完成扫描时，经档案管理人员许可后可拆除，对拆除装订的档案使用完毕后必须在档案馆工作人员的监督下，按序重新装订好后归还库房。
5. 档案扫描及质量要求：黑白扫描采用大于(300dpi)JPG格式，带有图片或印章的需彩色扫描，并采用(600dpi)JPG格式，保持扫描件与原件的一致性，对于倾斜图像要及时进行纠偏处理，倾斜不超过正负2度,方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯，图像页面中影响图像质量的杂质进行去污处理。对黑线、黑框、黑边图像件要进行裁剪或重扫。不能出现图片颠倒，错乱等现象。扫描时要保护好档案原件，不得随意在原件上做记号，更不能折损。
6. 图像存储与格式转换：扫描影像页存储为JPG格式，数据挂接前要转换PDF格式。数据转换前后命名要求一致，以方便条目著录。图像存储前要进行栽剪处理，去除多余的白边，缩小图像文件的容量，节省存储空间。
7. 条目著录与数据挂接：档案馆目前使用档案管理系统是南大之星6.0（网络版），条目著录与数据挂接要在档案管理系统内进行，条目的著录项、字段长度、分类号等内容要求要与档案管理系统的录入要求相匹配，具体操作由档案系统管理员负责协调。
8. 数据质检：采用关键项全验和整体数据质量抽检的方式进行，合格率要求达到98.5 %以上，如发现遗漏和重复要及时纠正，确保数据和条目的一一对应。如未达标准，则根据比例扣除加工费用。
9. 数据验收：对目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量进行全面验收，发现问题及时解决。
10. 数据备份：在加工过程中要做好工作记录，对于每天产生的新数据要进行备份，经验收合格的完整数据更要及时备份，要求同一份文件，不能分割在两片DVD碟片上；光盘表面标识光盘片编号并注明光盘内目录索引信息；光盘刻录完成后，与系统档案进行比对一次，确保档案资料无遗漏及正确无误。
（四）数据的保密与安全：
（1）档案数字化加工要严格按照《中华人民共和国档案法》、《保密法》等国家规定、规范、标准开展。
（2）数据加工过程必须在档案馆内完成，进入加工现场的计算机等设备要做好相应的保密措施处理。封闭所有计算机存储设备外围接口，加工过程中严禁操作人员拷贝复制和发送加工的数据信息，不得将原件或加工件带出档案馆。
（3）参与项目加工的工作人员要签订保密协议。为确保档案实体和信息安全，杜绝事故发生，工作人员必须持证进入加工场所。严禁工作人员私自复制、传播档案信息；严禁工作场所使用与工作无关的手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等；严禁携带任何火源、食品、液体等进入加工场所。
（4）项目结束后，应在档案馆相关工作人员的监督下清除计算机等存储介质内的数字化内容。
GZ2013-29（2）
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序号 |
名称 |
技术参数 |
数量 |
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1 |
目录检索触控一体设备 |
技术参数： |
1 |
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2 |
电子公文转换系统 |
该转换系统实现功能：1、实现我校电子政务平台和档案管理系统的直接导入与对接，搭建电子政务系统与档案管理系统的互通平台，实现校发公文及时准确地嵌入档案管理系统； 2、在完成必要格式转换后，达到电子档案条目录入与全文添加的自动完成； 3、开辟一个快捷通道，实现现有数据直接导入与对接，有效避免了电子文档的重复录入，保证电子公文的原始性和完整性。 |
1 |
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3 |
档案信息发布系统 |
1、该系统能够依托现有档案管理系统平台，整合档案信息库中的电子资源，把控档案利用权限，更好地完成电子档案信息的调阅和查询。 |
1 |
注：表中产品技术要求均为参考，投标产品技术要求可等同或优于以上要求。
二、投标人的必备资格要求：
1.投标人必须符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条之规定；
2.投标人要具有独立法人资格、税务登记证、相关货物经营许可证，具有良好的企业形象和信誉，良好的银行资信状况；
3.投标人在近三年内没有违法行为，在以往政府采购活动中没有违规和违约行为。
三、报名时间：2013年9月23日至9月25日工作日内在西北农林科技大学国有资产管理处查询获取招标文件。
四、投标及开标时间、地点：
时间：2013年9月27日上午8:30时整。
地点：陕西杨凌邰城路3号西北农林科技大学国际交流中心505室
五、 投标咨询：
联系人：卢涛 谭荣花
联系电话：029-87082444 传真：029-87082111
电子邮箱：cgzb＠nwsuaf.edu.cn
邮编：712100
欢迎符合条件的供应商参加投标。
注：投标人须对其所提供资料的真实性负责，如有作假，一经发现立即取消投标资格，三年内禁止参加西北农林科技大学大学的采购活动。
西北农林科技大学国有资产管理处
2013年9月23日