国有资产管理处
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国有资产管理处档案管理办法

信息来源:      浏览次数:   发布时间:2014-09-02

  第一章  总则

  本规定所称的档案是指过去和现在国资处及各科室从事业务、管理、宣传等活动中所直接形成的有保存价值的各种文件、文字、图表、账册、报表、合同资料、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录及数据库电子文件。

  档案的分类、编码、立券、保存期限等按学校档案馆的统一要求执行。

  第二章  档案管理模式与范围

  一、档案的形成与归档

  档案搜集整理由各职能科室完成,档案的立卷归档交由校档案馆统一归档管理。

  属于档案归档范围的文件原件、重要材料统一存放管理,每年集中交由校档案馆存档;其他日常运行用文档由各职能科室自行存放。

  二、档案的统一管理

  国资档案管理工作在学校档案馆的业务指导下,由一名副处长分管。基础档案由各科室指定专人负责收集整理,按照学校档案管理的有关规定分别上交存档或在处内存档。处内设兼职档案管理员,负责收集、整理、立卷、保管,并监督各科室管理文件和资料归档,业务上接受校档案馆的指导。

  三、国资管理档案整理分工及范围:

  1、处务秘书:

  GZ11综合类

  (1)上级有关国资管理的综合文件; (长期)

  (2)本校国有资产管理的规章制度; (长期)

  (3)处内年度责任书、总结、请示和批复等等; (长期)

  (4)处务工作会议、重大事项记录等。 (短期)

  2、资产管理科:

  GZ11综合类

  (5)仪器设备综合统计年报表。 (永久)

  (6) 仪器设备管理数据库。(长期)

  GZ12固定资产管理

  (7)教学科研仪器设备清理清查结果; (永久)

  (8)仪器设备资产调拨、转让、拍卖、报废等文件。 (短期)

  3、房屋管理科

  GZ11综合类

  (9)房屋所有权证书; (永久)

  (10)房屋购置、转让、拆除等变动过程中的领导批复、会议纪要、评估资料、合同等。 (永久)

  (11)公房有偿使用、职工住房屋货币化等相关批复、文件、资料。(长期)

  (12)房屋资源利用数据库。(长期)

  GZ12固定资产管理

  (13)房屋面积统计表 (永久)

  (14)办公家具采购过程中形成的计划、招标文件、投标文件、采购合同等。 (长期)

  4、土地管理科

  GZ11综合类

  (15)土地所有权证书; (永久)

  (16)土地征用、转让等变动过程中的领导批复、会议纪要、评估资料、合同等。 (永久)

  (17)土地利用现状图及土地利用规划图等相关材料 (长期)

  (18)学校土地资源利用数据库。(长期)

  GZ12固定资产管理

  (19)土地面积统计表 (永久)

  5、招标采购科:

  GZ11综合类

  (20)仪器设备采购计划; (长期)

  (21)招标文件;投标文件及中标通知书;(长期)

  (22)采购合同及有关的技术图纸、文字材料等; (长期)

  (23)进口代理合同、索赔、检验等文件; (长期)

  (24)招标、议标、商务谈判等会议纪要。采购活动备案表、会议记要等 (长期)

  (25)大型仪器设备验收报告、使用说明书等资料;(长期)

  (26)供应商信息库、评标专家库等。(长期)

  第三章  档案日常管理规定及档案管理员工作职责

  一、档案的整理、编号、立卷

  各科室搜集的档案移交到处档案管理员时,需履行移交手续,双方签字。

  档案管理员根据归档原则对档案加以系统整理、编号,并组织填写卷内目录,装订。

  档案中的目录及关键词均需录入数据库,以利于查阅方便.

  二、档案归档要求

  档案归类要做到分门别类,科学管理、有效有序、方便查找。要遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应满足以下要求:

  1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

  2、在归档的文件材料中,应当将每份文件正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开。

  3、案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;填写的字迹要工整。

  4、声像材料应用文字标出对象、时间、地点、中心内容和责任者。

  5、文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式按学校档案管理有关规定执行。

  三、重要档案

  重要材料的原件按学校档案馆的规定移交给校档案馆,国资处档案室留存其复印件。

  四、档案日常管理规定

  国资处保存的档案,主要供本处工作人员利用,日常借阅需履行借阅手续。

  校外单位或个人需查阅时,应持介绍信,经国资处领导同意后,方可查阅。查阅完毕和归还的档案,应及时清点和记录,检查无误后放回原处。

  五、档案保管的注意事项

  1、档案管理员应定期检查,注意防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。

  2、档案进出应仔细清点和登记,办好移交手续,案卷阅后,应准确无误地放回原处。对迟迟不交回的档案要积极追交。

  3、严格执行保密制度,不得泄露机密。

  档案的销毁须遵守学校有关档案管理与保密的相关规定。

  第四章  档案备份制度

  一、所有有价值的文件、报表、计划、合同、业务记录等必须形成电子文件。

  二、各科室、中心应采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,必须另外备份。

  第五章  附 则

  一、    本办法由国有资产处办公室负责解释。

  二、    本办法未尽以及相关事宜,参照学校的相关规定执行。

  三、    本办法自发布之日起施行。